Die einen kritzeln. Die anderen üben sich in Gedankenreisen, gehen im Kopf die Einkaufsliste für das Abendessen durch oder machen unter dem Tisch isometrische Übungen. Manche surfen heimlich auf ihrem Laptop, ordnen Dateien oder beantworten Emails.
Was Menschen tun, um während langweiligen Meetings nicht einzuschlafen, reicht von Nonsense bis Arbeit – und ist in jedem Fall fehl am Platz. Denn eigentlich sind Sitzungen da, um miteinander zu kommunizieren und gemeinsam Lösungen zu finden. Allerdings klappt das nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Hier sind 7 Tipps für produktivere Zusammenkünfte:
1. Wenig Leute
Amazon-Gründer Jeff Bezos hat eine goldene Meeting-Regel: Alle Anwesenden müssen von zwei Pizzen satt werden. Das ist kein neuer Abnehm-Trick, sondern eine Vorgabe, um die Sitzung selbst schlank zu halten. Je weniger Leute dabei sind, die nicht wirklich etwas beizutragen haben, desto produktiver ist die Stimmung – und desto flotter kommt man voran.
2. Klare Ziele
Warum findet die Sitzung statt? Was sind die Themen, die besprochen werden müssen. Wofür sollen Lösungen gefunden werden? Für simple Plaudereien gibt es die Kaffeeküche. Meetings brauchen einen Grund – und sie sollten Ergebnisse liefern. Deshalb sollte man nach einer gewissen Zeit auf eine Entscheidung oder zumindest auf einen Kompromiss drängen.
3. Kurze Zeit
Viele Terminplanungssysteme schlagen für Sitzungen vordefinierte Zeiträume vor. Oft braucht es aber keine halbe oder ganze Stunde, um etwas zu besprechen. Deshalb sollte man sich ruhig trauen, „kreative“ Zeiträume anzuberaumen. Zumal man mit einer ganz anderen Energie in Meetings geht, die 15 Minuten dauern als solche, für die man sinnloser Weise die vierfache Zeit im Kalender blocken muss.
4. Gute Vorbereitung
Wer Zahlen, Fakten & Informationen erst während der Sitzung am Laptop sucht, verschwendet die Zeit aller Anwesenden. Damit alle Teilnehmer gut vorbereitet erscheinen können, braucht es allerdings eine konkrete Einladung. „Montags-Sitzung“ ist schwammig, besser sind Formulierungen wie „Kostenbesprechung (inkl. Energiekosten!)“ oder „Marketing-Meeting, Thema: Social Media“. Zusätzlich können schon im Vorfeld Aufgaben verteilt werden.
5. Viel Aufmerksamkeit
Allgemeine Begrüßung, Durchackern der Tagesordnung – bis man zum ersten spannenden Thema kommt, sind die halben Anwesenden oft schon im Dämmerschlaf. Besser kann es sein, mit der wichtigsten Message des Meetings zu beginnen. So ein „Knaller“ sorgt dafür, dass alle vom Start weg hellhörig sind.
6. Kein Blabla
Manche Menschen hören sich gerne reden. Andere wiederum wissen nicht, was sie eigentlich sagen möchten, und palavern sich in einen endlosen Wirrwarr. In beiden Fällen gilt: Freundlich, aber bestimmt unterbrechen – und darauf hinweisen, dass man bitte zum Punkt kommen möge. Falls das nichts nützt: Feste Redezeiten einteilen, an die alle sich halten müssen.
7. Gutes Protokoll
Zu den wichtigsten Teilnehmer:innen eines Meetings zählt die/der Schriftführer:in, die/der eine Meeting-Mitschrift erstellt und anschließend eine Zusammenfassung schreibt. Wozu man die braucht? Ganz einfach: Um sie auch an jene Kollegen zu schicken, die am Meeting nicht teilgenommen haben – Stichwort: „wenig Leute“. Und um zu verhindern, dass man beim nächsten Meeting – Stichwort „kurze Zeit“ – die bereits besprochenen Punkt wieder von vorne durchkauen muss …
Lucia Burtscher, die Gründerin des österreichischen Start-ups Talent Maps hat eine APP namens „Feeting“ entwickelt, die körperliche Bewegung und berufliche Meetings vereinen soll. Mehr zum Thema gute Meetingkultur lest ihr in diesem Artikel Victoria Nedwed.