KI-basiertes Wissensmanagement im Umgang mit Fachkräftemangel
Heutzutage gestaltet sich die Suche nach qualifizierten und motivierten Mitarbeiter:innen aufgrund des Fachkräftemangels in vielen Unternehmen als große Herausforderung. Gleichzeitig sind die Onboarding-Prozesse oft nicht ausreichend, um neue Kolleg:innen möglichst kurzfristig vollständig zu integrieren und mit allen relevanten Fachbereichen vertraut zu machen. Besonders schwierig wird es, wenn Quereinsteiger:innen aus anderen Branchen fachfremd in neue Aufgabenbereiche eintreten.
Melanie Holder, Mission Female Member und CSO der crossnative GmbH, stand genau vor dieser Herausforderung. In ihrem Gastbeitrag berichtet sie, wie KI-basiertes Wissensmanagement dazu beigetragen kann, tägliche operative Abläufe bereits im Onboarding zu verbessern.
Strukturierter Neueinstieg: Zwischen Orientierung und Fachlichkeit
Obwohl Neueinstiege sehr strukturiert über vorgegebene Prozesse und Abläufe erfolgen, sind die ersten Tage und Wochen dennoch, insbesondere in Hinsicht auf interne Vorgehensweisen und Fachlichkeit von einer Mischung aus Orientierungs- und Ratlosigkeit geprägt. Warum ist das so?
Grundsätzlich ist es erforderlich, eine Vielzahl von Informationen und Wissen zu erlernen, um sich als integrierter Teil eines Unternehmens zu etablieren. Häufig wird dies durch begrenzte Ressourcen der verantwortlichen Kolleg:innen erschwert, die ‚nebenbei‘ das operative Projektgeschäft/ Tagesgeschäft abwickeln. Es ist an der Zeit, neue, innovative Möglichkeiten zu finden, um das Onboarding vollumfänglich und zielgerichtet, ohne Abhängigkeit von internen Ressourcen durchlaufen zu können.
Melanie:
„Teile mir die nächsten 1-stündigen Verfügbarkeiten von Kollege A mit,
um meine Fragen zum Onboarding zu besprechen.“
KI-Anwendung:
„Kollege A ist heute zwischen 13 und 15 Uhr und morgen
ab 15:30 Uhr verfügbar. Soll ich eine Termineinladung versenden?“
Wenn die KI Kopfmonopole übertrifft
Moderne Methoden des Wissensmanagements auf KI-Basis bieten dabei nicht ausschließlich geeignete Lösungsansätze für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, sondern optimieren auch die täglichen operativen Abläufe im Unternehmen. Mit der Fähigkeit, Informationen und Wissen schneller zu finden als langjährige Mitarbeitende, wird der KI-Helfer für alle Mitarbeitenden des Unternehmens relevant und die Kooperation mit ihm unvermeidlich. Diese Erkenntnis beschränkt sich nicht auf Onboarding-Prozesse, sondern gilt gleichermaßen für alle operative Tätigkeiten.
Melanie:
„In welchem Projekt ist Kollege X derzeit eingesetzt?“
KI-Anwendung:
„Kollege X arbeitet derzeit in Projekten bei Kunde A zum Thema Y
und beim Kunden B zum Thema Z.“
Interaktion zwischen Mitarbeitenden und KI im Tagesgeschäft
Die Integration von Unternehmens- und Projektdaten zur formellen Verarbeitung von Projekten und Aufgaben ermöglicht eine Echtzeit-Beantwortung und Bearbeitung von Anfragen. Die zunehmende Interaktion zwischen Mitarbeitenden und KI führt auf diese Weise zu einer erheblichen Effizienzsteigerung. Darüber hinaus können komplexe Zusammenhänge schneller und umfassender analysiert und innovative Lösungskonzepte generiert werden.
Melanie:
„Bitte stelle alle Angebotsunterlagen für Kunde X
aus den letzten 12 Monaten zusammen.“
KI-Anwendung:
„Anbei findest du alle Angebotsunterlagen der letzten 12 Monate,
die ich für Kunde X finden konnte.“
Unumgänglich ist dafür jedoch ein solides Grundverständnis im Umgang mit den individuellen Unternehmens- und Projektdaten, sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei Assistenten, die mit KI umgesetzt werden.
Versteht eine KI die Fragen inhaltlich oder werden nur weit verzweigte Ja/Nein-Pfade verfolgt? Diese Fragen sind mittlerweile zu großen Teilen beantwortet, sodass noch vor einiger Zeit experimentell anmutende KI-Anwendungen die Evolution zu alltagstauglichen, produktiven Helfern geschafft haben.
Es stellt sich jedoch die Frage, was unsere heutigen Erwartungshaltungen wert sind, wenn der Umgang mit derartigen Helfern aufgrund von fehlerhaften Eingaben nicht die erwarteten Ergebnisse liefert? Ähnlich der Internetrevolution erfordert auch die Integration von KI eine Lern- und Erfahrungsphase in Unternehmen.
Fazit
Die Integration von KI-basiertem Wissensmanagement in Unternehmen bietet eine vielversprechende Lösung für die Herausforderungen des Fachkräftemangels und des strukturierten Neueinstiegs. Durch die zunehmende Interaktion zwischen Mitarbeitenden und KI wird die Effizienz der täglichen Abläufe gesteigert, und komplexe Zusammenhänge können schneller analysiert werden.
Die Erkenntnis, dass KI-basiertes Wissensmanagement nicht nur für das Onboarding, sondern auch für alle operativen Tätigkeiten relevant ist, verdeutlicht die Bedeutung dieser Technologie im Unternehmensalltag. Jedoch ist ein solides Grundverständnis im Umgang mit unternehmens- und projektindividuellen Daten unerlässlich, um die Potenziale von KI voll auszuschöpfen. Es liegt an uns, KI-Einsätze in Organisationen weiter zu festigen, die Möglichkeiten mehrwertstiftend auszunutzen und dabei die Einhaltung von notwendigen Rahmenbedingungen nicht zu vernachlässigen.
Zur Person:
Melanie Holder ist CSO bei der crossnative GmbH, einem Software- und Beratungshaus für digitale Transformation und digitale Strategien für Unternehmen. Melanie verantwortete zuvor bei crossnative den Vertrieb und war in verschiedenen Rollen bei Unternehmen wie SIXT GmbH & Co Autovermietung AG, HanseMerkur Reiseversicherung AG und der TUI Deutschland GmbH tätig. Neue Power tankt sie mit ihren zwei kleinen Kids und ihrem Mann, sowie bei einer ausgedehnten Jogging- oder Yogarunde am Wochenende.
Mission Female GmbH:
Mission Female bietet erfolgreichen Frauen ein exklusives Netzwerk von Vertrauen und Austausch auf Augenhöhe und stärkt sie aktiv bei ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung. Dabei engagiert sich das 2019 von Frederike Probert gegründete Business-Netzwerk aktiv für mehr Female Power in Wirtschaft, Gesellschaft, Medien, Kultur, Sport und Politik und vereint erfolgreiche Frauen branchenübergreifend auf höchster Ebene mit einem Ziel: Gemeinsam beruflich noch weiter voranzukommen. Immer persönlich, vertraulich und verbindlich ganz nach dem Motto #strongertogether.