Frühlingshacks für den Job: Planungs- und KI-Kniffe mit großer Wirkung

Was meinen Sie mit „Hacks“?

Mir geht es um kleine, praxistaugliche Veränderungen, die man direkt ausprobieren kann. Gerade im Arbeitsalltag sind es oft diese kleinen Stellschrauben, die in Summe den größten Unterschied machen. Wenn Abläufe klarer werden, man weniger suchen muss oder konzentrierter arbeiten kann, wirkt sich das sofort positiv auf Produktivität und Zufriedenheit aus.

Gutes Stichwort, konzentriertes Arbeiten: Warum ist das heute so schwierig geworden?

Weil wir permanent unterbrochen werden. Mails, Chats, Teams-Pop-ups, Termine – man ist zwar ständig beschäftigt, aber nur selten wirklich im produktiven Flow. Genau deshalb blocken wir uns bewusst 60 bis 90 Minuten im Kalender, schalten Benachrichtigungen aus, schließen Mail und Chat und arbeiten in dieser Zeit an genau einer Aufgabe. Wichtig ist natürlich, das im Team vorab zu kommunizieren. Anfangs fühlt sich das ungewohnt an, aber sehr schnell merkt man, wie ruhig und effizient Arbeiten plötzlich sein kann.

Ganz konkret: Warum planen Sie beispielsweise nicht erst am Montag?

Weil Montage sonst oft chaotisch starten. Termine ploppen auf, To-Dos kommen rein, Nachrichten häufen sich – und man stolpert direkt in die Woche. Wir planen deshalb die kommende Woche meist schon am Donnerstag oder Freitag. Das nimmt enorm viel Druck heraus. Der Montag fühlt sich dann nicht hektisch an, sondern klarer, strukturierter und deutlich angenehmer.

Haben Sie weitere Tipps?

Feste Ablageorte für Informationen sind entscheidend, sonst sind sie überall verteilt – in Mails, etwas in Chats, manches in Notizen und einiges nur im Kopf. Das kostet Zeit und Nerven. Was hilft, ist ein klarer Grundsatz: Für jede Art von Information gibt es genau einen festen Ort. Aufgaben gehören immer ins Aufgaben-Tool, Notizen immer an denselben Platz. Wenn etwas hereinkommt, wird es sofort dorthin verschoben. Das spart Sucherei und verhindert, dass Dinge verloren gehen.

Wo sehen Sie hier den größten Nutzen bei KI-gestützten Kreativtools?

Vor allem dort, wo früher viel manuelle Nachbearbeitung nötig war. In Photoshop lassen sich Personen oder Objekte heute mit wenigen Klicks freistellen. Der Hintergrund wird automatisch ergänzt, und was früher sehr zeitaufwendig war, geht nun deutlich schneller – gerade wenn man viele Bilder bearbeitet. Auch in anderen Adobe-Tools hilft KI enorm, etwa wenn störende Logos, Texte oder Details entfernt werden sollen.

Gilt das auch für den Videobereich?

Absolut. In Premiere Pro kann KI Personen oder Objekte erkennen und automatisch verfolgen. So lassen sich Bereiche gezielt unscharf machen, ohne alles Bild für Bild manuell nachbearbeiten zu müssen. Gerade bei kurzen Clips spart das sehr viel Zeit und macht Prozesse deutlich effizienter.

Wo setzen Sie KI außerdem für mehr Effizienz ein?

Inzwischen nutzen wir z.B. bei rund 90 Prozent unserer Gespräche auf Transkription – nicht nur in Projektmeetings, sondern auch bei Feedback- oder Personalgesprächen. KI hilft uns hier vor allem bei der Dokumentation und Nachbereitung. Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass Inhalte sauber festgehalten werden. Wichtig ist dabei natürlich immer, dass das datenschutzkonform geschieht, im internen Netzwerk und mit Zustimmung aller Beteiligten.

Auch neuen Content zu erstellen, braucht Zeit. Wo finden Sie bzw. Ihr Team neue Ideen?

Sehr oft direkt in der Community. Kommentare, Direct Messages oder Rückfragen zu bestehenden Social-Media-Posts sind eine hervorragende Quelle für neue Inhalte. Wenn jemand etwas nicht versteht oder zu einem Thema genauer nachfragt, ist das oft schon die perfekte Vorlage für einen neuen Beitrag oder ein kurzes Video. So entsteht Content nicht aus dem luftleeren Raum, sondern aus echten Bedürfnissen der Zielgruppe.

Rund um Social Media gibt es viele Diskussionen über perfekte Posting-Zeitpunkte und makellosen Content. Wie sehen Sie als Online-Marketing-Expertin das?

Natürlich kann Timing eine Rolle spielen, aber oft wird seine Bedeutung überschätzt. Unsere Erfahrung ist: Wirklich guter, hilfreicher Content funktioniert auch dann, wenn er nicht zur vermeintlich perfekten Uhrzeit erscheint. Und Social Content muss auch nicht perfekt sein. Die entscheidende Frage ist eher: Würde ich diesen Beitrag selbst liken, speichern oder kommentieren? Wenn die Antwort ja ist, dann ist das meistens schon eine sehr gute Grundlage.

Wie lassen sich diese Hacks auf einen gemeinsamen Nenner bringen?

Dass Effizienz nicht automatisch mit mehr Tempo zu tun hat. Oft geht es vielmehr darum, Reibungsverluste zu reduzieren: weniger Unterbrechungen, weniger Sucherei, weniger mentale Belastung durch offene Kleinigkeiten. Wenn das gelingt, wird Arbeit nicht nur produktiver, sondern auch entspannter.

Angela Domes ist CEO und Mitgründerin der Fullservice-Agentur für Online-Marketing biz2byte mit Sitz in München. Die Unternehmerin ist Expertin für digitale Strategien und KI & Online Marketing für mittelständische Unternehmen.